Les fonctionnalités de NianiaRez

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Notre outil en détail
NianiaRez offre des options de paramétrage qui lui permettent de s’adapter aux besoins de votre activité. L’outil est exploitable par pratiquement tous les métiers et, mieux encore, vous ne serez pas limité en cas d’accroissement d’activité : vous n’êtes pas limité par le nombre de clients et le nombre de rendez-vous est illimité dès le forfait de base ! Cette page présente les fonctionnalités de NianiaRez en détail.
➡ Consultez nos offres, certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles dans le forfait de base.

Gestion générale

Vous n'êtes pas limités par un nombre de rendez-vous mensuels avant de passer à un abonnement premium : vous pouvez gérer autant de rendez-vous que vous le souhaitez sans payer plus cher (sic).

Vous êtes intéressé·e par les options d'un forfait mais vous ne souhaitez pas que vos clients puissent prendre rendez-vous ? Être seul·e à ajouter et gérer sereinement vos rendez-vous ? C'est possible, ce renseignement vous est demandé lors de votre inscription. Vous vous êtes trompé·e lors de votre inscription ou vous changez d'avis ? Aucun problème, il vous suffit de faire une demande de modification par ticket support : la modification sera effective gratuitement dans les 48h (en jours ouvrés) après votre demande. 
De plus, si vous n'autorisez pas vos clients à prendre rendez-vous, la page de présentation d'entreprise (fournie avec votre forfait) deviendra automatiquement invisible sur Internet : vous pourrez alors utiliser NianiaRez comme un logiciel de rendez-vous en ligne personnel.

Vous définissez les renseignements personnels nécessaires à la prise d'un rendez-vous (nom, adresse, téléphone…), vous choisissez quels renseignements sont obligatoires ou facultatifs pour valider le rendez-vous (voir plus bas, "paramétrage").

Vous, ainsi que votre personnel et vos clients, avez un compte personnel individuel dans lequel chacun peut gérer ses rendez-vous : confirmation, modification, annulation, etc. Pour aller plus loin, notez que vous pouvez choisir un délai tampon pour l'ajout - modification - annulation des rendez-vous par vos clients (voir plus bas, "paramétrage").

Vous pouvez choisir de « confirmer » chaque rendez-vous de manière automatique ou placer les rendez-vous en « attente », afin de les confirmer vous-même manuellement au cas par cas.

Cette option peut s'avérer très utile, par exemple, pour un professionnel qui n'accepte pas de nouveaux clients : il peut alors refuser les rendez-vous effectués par les clients inconnus et confirmer les rendez-vous pris par sa clientèle privilégiée !

Vous pouvez gérer votre planning et celui de vos employés, leur attribuer des services, ou leur laisser le soin de gérer eux-mêmes leur propre planning. La gestion du planning comprend les heures et jours travaillés, temps de pause, jours de repos, congés, fériés, etc.

Chacun de vos employés peut effectuer des réservations de groupe, et donc recevoir plusieurs clients sur le même créneau horaire. Vous pouvez utiliser vos employés pour afficher des salles de danse, de sport ou de réunion, un salon de coiffure ou restaurant : vous devez gérer plusieurs salles de classe ? Dans votre tableau de bord, donnez à chacun de vos employés le nom vos classes, leurs heures d'ouverture, attribuez un service et un nombre de places à chacun, et c'est parti ! Les possibilités de ce système sont « infinies ».

 

Attention : notre système de réservation de groupe vous permet de recevoir plusieurs clients sur un même créneau horaire, mais les clients ne peuvent réserver que pour une personne à la fois sans savoir le nombre de places restantes. Si notre système de groupe s'adapte parfaitement à certains métiers, en revanche, ce n'est pas le cas pour tous. Par exemple, vous avez une salle de yoga qui reçoit habituellement des groupes d'amis réservant ensemble, NianiaRez n'est pas l'outil qui vous convient le mieux.

Gestion de l'agenda

Définissez le motif du rendez-vous dès la réservation grâce aux catégories et services. Ajoutez des « addons » pour chaque service dans une optique de ventes additionnelles, ou pour préciser le contenu d'un service.

Une durée peut être définie pour chaque service. Parce que ça ne prend pas le même temps de faire 2 ou 4 pizzas, de réaliser un brushing ou une couleur, de repasser 4 ou 8 kg de linge, de demander un prêt ou une ouverture de compte…

Un « addon » est un produit que vous proposez d'ajouter à votre rendez-vous, l'objectif étant d'inciter le client à acheter quelque chose lors de son rendez-vous : du soda pour un restaurant, de la laque pour un coiffeur, un jouet pour un vétérinaire, etc.
Les « addons » peuvent aussi être utilisé pour préciser le contenu du service réservé : par exemple pour un service de 3 pizzas, l'addon peut servir à préciser les pizzas commandées ainsi qu'à ajouter une boisson à la commande.

Chacun de vos employés peut avoir son propre agenda et ses propres rendez-vous. Un restaurant peut remplacer les employés par le numéro des tables, une mairie par des services (…) : vous adaptez l'agenda de vos employés à vos besoins.

Pour chaque agenda créé, vous pouvez définir individuellement les jours et heures de travail ainsi que les heures de pause déjeuner propres à chaque jour de la semaine. Si vous êtes en pause de 11h à 12h le lundi et de 12h30 à 14h30 le mardi, c'est paramétrable !

De la même manière que pour les jours et heures de travail, vous pouvez définir les jours de repos, de vacances, les jours fériés.
Parce que personne n'est à l'abri d'un imprévu, vous pouvez aussi définir des jours de fermeture exceptionnelle ! Vous gérez votre agenda et celui de vos employés comme bon vous semble.

Gestion du personnel

Ajoutez et gérez votre personnel depuis le tableau de bord de votre administration.
En fonction des spécificités de votre entreprise, le personnel peut être utilisé comme collaborateur, comme tables d'un restaurant, divers secteurs d'une administration… Consultez nos exemples de métiers ou contactez-nous pour évaluer la meilleure façon d'adapter NianiaRez à votre métier.

Chaque employé (ou table, salle…) bénéficie d'une fiche personnelle. Planifiez les horaires pour chacun de vos employés et assignez individuellement leurs horaires, leurs services spécifiques et leurs utilisateurs.

Choisissez d'allouer des droits d'accès et d'utilisation à vos employés (rendez-vous, planning…) en leur fournissant un compte utilisateur personnel, ou choisissez de gérer vous-même leur emploi du temps.

Affectez un ou plusieurs services spécifiques à chacun de vos employés : les cours d'anglais pour Mr Durand et les cours d'histoire pour Mme Martin, la zone cuisine pour Mr Dupont et la zone jardin pour Mme Moulin, etc.

Notifications et Rappels

Améliorez la relation client et réduisez fortement le nombre de rendez-vous oubliés grâce aux notifications et rappels par e-mails. Vous pouvez choisir d'adresser ces e-mails à vos clients, à vos employés, ainsi qu'à vous-même si vous en avez besoin. Vous pouvez aussi choisir de ne pas envoyer d'e-mail de rappel.

Les e-mails de notifications sont envoyés pour la confirmation, modification, rejet ou annulation d'un rendez-vous, ainsi que pour effectuer un rappel du rendez-vous. Chaque notification est personnalisable individuellement.

Mettez une touche à l'image de votre entreprise en personnalisant les notifications avec vos propres mots. Chaque e-mail peut être agrémenté du motif et des détails du rendez-vous grâce à des balises dynamiques (infos du client, infos entreprise, date, adresse et objet du rendez-vous, prix…).
Vous pouvez personnaliser indépendamment les e-mails pour les clients, pour vos employés, ou pour vous-même.

Les rappels par SMS ne sont pas encore disponibles sur NianiaRez.
Cette fonctionnalité est prévue, mais nous ne pouvons pas vous indiquer d'ETA pour l'instant.
Si cette option vous est indispensable dès aujourd'hui, nous vous conseillons de vous rapprocher d'un service de rendez-vous sur Internet qui les propose. Toutefois, n'oubliez pas de vous renseigner au préalable sur le prix des SMS : cette option peut s'avérer être très coûteuse chez certains prestataires.

Paiement en ligne ou « sur place »

La prise de rendez-vous peut être gratuite (réservation gratuite et paiement sur place), vous pouvez aussi faire payer vos clients au moment de prendre rendez-vous : c'est vous qui décidez.
En cas de réservations payantes, n'oubliez pas d'en préciser les conditions (notamment pour les éventuelles demandes de remboursement) dans la page "Termes et Conditions" que nous vous permettons de personnaliser (voir plus bas, "personnalisation d'entreprise").

NianiaRez prend en charge les passerelles de paiement PayPal, Stripe, Authorize.net et 2checkout pour les réservations payantes. Entrez la clé de votre compte (PayPal ou autre) et recevez directement l'argent sur le compte de votre passerelle : NianiaRez ne prend aucune marge sur vos réservations payantes.
Toutefois, n'oubliez pas que les passerelles de paiement retiennent des frais sur vos transactions (consultez leurs CGV pour en savoir plus).

Le prix et le paiement s'affichent sur la page du rendez-vous. Le paiement sur une page est plus rapide, plus facile, et permet de faire convertir plus de clients.

NianiaRez prend en charge la devise de plus de 250 pays, dont l'euro et le dollar. Veillez toutefois à ce que la passerelle de paiement que vous utilisez prenne bien en charge votre devise.

Affichez la liste détaillée des paiements reçus grâce à vos rendez-vous : numéro de commande, nom, moyen de paiement, date, et détail des frais (TVA, réduction…).

Bien que les réservations payantes soient possibles, NianiaRez ne permet pas d'émettre une facture-client pour le moment et n'a pas vocation à remplacer le logiciel de facturation dédié à votre entreprise. Vous avez cependant accès à l'historique détaillé de chacun de vos rendez-vous, classables par date ou par client : en cas de demande de vos clients, vous avez les éléments nécessaires pour remplir votre logiciel de facturation personnel et gérer votre comptabilité.

Gestion administrative et RGPD

Consultez la liste de vos clients et affichez l'historique détaillé de leurs rendez-vous. Les clients enregistrés et invités sont séparés dans 2 tableaux distincts dans lesquels vous pouvez consulter leurs coordonnées.

En cas de litige avec un client ou demande de renseignement, un système de support client par ticket est intégré dans votre tableau de bord ainsi que dans le tableau de bord des clients. Les échanges peuvent donc se faire via NianiaRez sans remplir votre messagerie personnelle.

Exportez dans des fichiers CSV tout ou partie de vos catégories, services et addons, ainsi que vos rendez-vous sur la période que vous définissez. Vous pouvez aussi exporter la liste de vos clients enregistrés ou invités.

Exportez dans des fichiers CSV les paiements reçus par vos clients enregistrés ou invités sur la période que vous définissez. Ce fichier affiche tous vos rendez-vous, que le paiement de la prestation soit payé lors de la prise de rendez-vous ou le jour du rendez-vous.
Cette option pourra s'avérer très utile dans la gestion et le suivi de votre comptabilité.

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Affichez le prix de votre prestation au moment de la réservation. Dans le cas où vous avez besoin de préciser le montant d'une taxe (TVA ou autre), vous pouvez définir le taux des taxes depuis votre tableau de bord : lors de la prise de rendez-vous, vos clients verront alors le prix HT, le coût de la taxe, et le prix TTC.

Personnalisation

Mettez en avant votre entreprise en affichant votre logo : vos clients reconnaissent votre marque et se sentent en sécurité sur votre espace de rendez-vous.

Vous pouvez personnaliser la page de prise de rendez-vous aux couleurs de votre marque et de votre charte graphique : adapter les couleurs à votre marque est une source de confiance pour vos clients et une marque de professionnalisme pour votre entreprise.

Une image (ou photo) peut être attribuée à chaque catégorie, services et addons. Présentez vos services grâce à des images personnalisées, souvent plus parlantes qu'un long texte. Une photo bien réalisée attire l'œil et le client. Attention toutefois aux droits d'auteur pour les photos trouvées sur Internet.

Une page de remerciements s'affiche lors de la validation du rendez-vous. Vous pouvez laisser la page de remerciements par défaut ou définir une page personnelle à l'image de votre entreprise. Conformément à nos conditions générales, notez que cette page est strictement réservée à remercier vos clients pour la prise d'un rendez-vous et ne doit pas être détournée à des fins publicitaires ou autre.

En raison des données personnelles de clients auxquelles vous avez accès, vous êtes responsables de l'utilisation que vous faites de ces données. Nous sommes conscients que l'utilisation des services de NianiaRez vous rend responsable d'une politique de confidentialité, c'est la raison pour laquelle les clients devront accepter des conditions générales avant de valider une demande de rendez-vous.
À ce titre, une page "Termes et Conditions" générique est disponible afin de vous éviter sa rédaction : cette page est utilisable en l'état dans la majorité des situations. Toutefois, si ces conditions ne vous conviennent pas ou si votre entreprise bénéficie déjà de ses propres conditions générales et politique de confidentialité, vous pourrez alors modifier et adapter le contenu de cette page à vos besoins.
Conformément à nos conditions générales, notez que cette page est strictement réservée à vos "Termes et Conditions" et ne doit pas être détournée à des fins publicitaires ou autre.

Paramétrage

Tous vos services n'ont pas forcément la même durée. Définissez une durée spécifique pour chacun des services que vous proposez afin de respecter au mieux le planning de votre journée.

Le temps de préparation de vos différents services peut varier en fonction du service que vous proposez, ou peut-être avez-vous besoin d'un temps de pause entre chaque rendez-vous pour téléphoner ou remplir des fiches. Définissez un temps de marge spécifique avant et après chacun de vos services.

Vous pouvez définir un délai minimum et maximum avant la prise, la modification ou l'annulation d'un rendez-vous.
Vous souhaitez qu'un rendez-vous soit pris minimum 30 minutes avant ledit rendez-vous ? C'est paramétrable. Vous ne voulez pas qu'on puisse prendre rendez-vous plus de 2 mois avant ledit rendez-vous ? C'est paramétrable.

En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez décider de laisser vos clients définir eux-mêmes la durée de leurs rendez-vous. Dans ce cas, ils pourront alors choisir un rendez-vous pouvant durer de 5 minutes minimum à 4 heures maximum, en fonction des paramètres définis par vous-même.

Simplifiez la prise de rendez-vous à vos clients en leur demandant moins de renseignements lors de la prise de rendez-vous : pour cela, vous pouvez désactiver les champs de formulaire dont vous n'avez pas besoin (adresse, pays, téléphone…).
Vous pouvez aussi demander plus ou moins de renseignements en fonction du statut de votre client, c'est-à-dire s'il s'agit d'un client enregistré ou invité.

Choisissez quelles informations sont obligatoires à remplir lors de la prise de rendez-vous. Si un champ de formulaire que vous avez rendu indispensable n'est pas rempli, le rendez-vous ne pourra pas être validé.

Pour des raisons de civisme, nous ne proposons pas de page de « blacklistage » à proprement parlé. Vous pouvez toutefois identifier et isolez les clients qui annulent systématiquement leurs rendez-vous grâce à l'historique de rendez-vous avec vos clients.

En cas de besoin, un prix peut être fixé indépendamment pour chaque service et pour chaque addon.

Dans le cas où un texte doit être modifié pour convenir à vos besoins, vous pouvez modifier ce texte dans les paramètres de langue. Dans le cas où vous remarquez une erreur de traduction, n'hésitez pas à nous le faire savoir afin que nous puissions ajuster au mieux NianiaRez pour votre confort.

Intégration et Visibilité

NianiaRez est accessible et adapté pour les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones. Les clients peuvent prendre et gérer leurs rendez-vous sur leur canapé un dimanche soir, dans le bus en rentrant du boulot… Partout, tout le temps.

Affichez le professionnalisme de votre entreprise en intégrant la page de rendez-vous directement dans votre site internet grâce au lien « iframe » indiqué dans votre tableau de bord.
Vous pouvez intégrer vous-même le lien « iframe » sur votre site Internet ou consulter nos tarifs afin que nous le fassions pour vous.

Faites apparaître un lien "Réserver" sur votre site internet qui redirigera vos clients sur la page de prise de rendez-vous NianiaRez. Le lien de redirection est indiqué dans votre tableau de bord. 
Vous pouvez intégrer vous-même un bouton sur votre site Internet ou consulter nos tarifs : nous pouvons créer un bouton en respectant votre charte graphique et l'intégrer pour vous dans votre site internet.

Ajoutez un bouton de prise de rendez-vous sur votre page Facebook qui redirigera vos clients sur votre page de prise de rendez-vous. Le lien de redirection est indiqué dans votre tableau de bord.
Vous pouvez ajouter vous-même le bouton Facebook ou consulter nos tarifs afin que nous le fassions pour vous.

Vous pouvez bénéficier d'une page de présentation de votre activité. Cette page est hautement personnalisable grâce à son éditeur qui vous permet d'ajouter des balises H1 à H6 (pour le SEO), d'ajuster le format de texte (polices d'écriture, texte en gras, alignement…), de créer des tableaux ou listes à puces, d'insérer des liens, etc. Cerise sur le gâteau, votre page de présentation pourra être référencée sur les moteurs de recherche grâce aux outils SEO fournis avec votre forfait ! 
 Notez que si vous n'autorisez pas vos clients à prendre rendez-vous, la page de présentation d'entreprise deviendra automatiquement invisible sur Internet : vous pourrez alors utiliser NianiaRez comme un logiciel de rendez-vous en ligne personnel, sans fioriture.

Dans le cas où notre page de présentation ne vous convient pas, si vous souhaitez une approche plus professionnelle pour présenter votre activité, nous pouvons réaliser pour vous « une page Facebook pro, une page professionnelle, ou un site Internet complet (hors site e-commerce) ». N'hésitez pas à consulter nos offres : une page de rendez-vous convertie mieux les clients lorsqu'elle est soutenue par une page de qualité.

Marketing et Statistiques

Vous pouvez autoriser vos clients à laisser une note et un avis sur votre prestation : afficher les avis clients offre de la crédibilité à votre entreprise. C'est aussi un moyen de donner confiance à vos futurs clients, ainsi qu'une source de publicité naturelle et gratuite.

Attirez des clients en offrant des bons de réduction : une promo pour Noël ou pour la Saint-Valentin ? Affichez un code promo sur votre site Internet, sur la vitrine de votre entreprise, ou lors d'une campagne par e-mail. Le client pourra entrer le code promo lors de sa réservation ou le fournir lors de son rendez-vous.
Créez autant de bons de réduction que vous voulez : nom de la réduction personnalisable, réduction en pourcentage ou en monnaie, et date d'expiration personnalisable !

Fidélisez vos clients et laissez-leur le soin de faire votre publicité en offrant des réductions de parrainage client : le "client parrain" fourni à des "clients filleuls" un code de parrainage, le "client filleul" prend rendez-vous avec ce code. Lorsque le rendez-vous est terminé, le "client parrain" reçoit un code de réduction dans son compte personnel. 
C'est vous qui choisissez d'activer ou non cette option, les réductions de parrainage sont personnalisables en pourcentage ou en monnaie.

Boostez le référencement de votre page de rendez-vous sur les moteurs de recherche et sur les réseaux sociaux grâce aux balises title, meta title, meta description, et aux balises Open Graph (titre, url, image…), en remplissant les champs SEO en fonction de votre entreprise.

Insérez votre code Google Analytics (UA-xxxxx-xx) afin de consulter les statistiques de votre page de rendez-vous sur votre compte Google. Google Analytics vous permet de connaître le nombre de visiteurs journalier et mensuel, les jours et heures des visites, et bien plus encore.
Si vous ne savez pas comment faire ou si vous êtes intéressé par vos statistiques, consultez nos tarifs, nous pouvons le faire pour vous.

Sécurité administrateur et client

Les forfaits proposés par NianiaRez sont des forfaits "sans tacite reconduction" (sic) : lorsque le forfait se termine votre compte reste actif, mais les fonctionnalités de NianiaRez deviennent indisponibles. Pour continuer à bénéficier des services de NianiaRez, vous devez renouveler le forfait vous-même depuis votre tableau de bord.
De ce fait, si vous décidez de ne plus utiliser NianiaRez, vous n'avez aucune démarche à effectuer : pas de préavis à respecter, pas de lettre avec accusé de réception à envoyer, pas d'appel téléphonique à opérer (souvent avec une attente interminable), etc. Forfait fini = abonnement terminé.

Bien que disponible en plusieurs langues, NianiaRez est géré en France par des Français. De la prise de renseignements au service après-vente, vos interlocuteurs parlent français.

En cas de problème, un système de ticket de support est disponible dans votre tableau de bord. Cette page vous permet à la fois de nous contacter et de répondre aux demandes de support de vos clients.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, ou GDPR en anglais) est un règlement de l'Union européenne qui constitue le texte de référence en matière de données à caractère personnel. Nous mettons en œuvre tous les moyens nécessaires afin de respecter vos données personnelles. 
À ce titre, vous pouvez faire valoir vos droits à tout moment en nous contactant (par ticket ou via notre page de contact) et nous agirons dans les plus brefs délais.

Les services de NianiaRez ne permettent pas de recueillir les données sensibles. Les données personnelles judiciaires ou de santé sont un exemple de données sensibles. Leur accès et leur hébergement sont encadrés par la loi afin de protéger les droits des personnes. Conformément à nos conditions d'utilisation, il est strictement interdit de recueillir ou enregistrer des données personnelles sensibles par le biais de NianiaRez ou ses services, que ce soit de manière officielle ou détournée.
Dans le cas où votre métier vous autorise à héberger ce genre de données, nous vous invitons à vous diriger vers un service de rendez-vous qui bénéficie des accréditations nécessaires à leur utilisation.

Choisissez de gérer vous-même le planning de vos employés ou laissez-les gérer eux-mêmes leur agenda et leur planning en leur permettant d'avoir leur propre compte personnel.

Chacun de vos clients peut avoir son propre compte personnel. En plus de permettre la gestion des rendez-vous, ce compte pourra leur servir à bénéficier des coupons de parrainage, des bons de réduction, ou encore à générer des tickets de support avec votre entreprise.

Le compte de vos clients n'est pas dédié à votre entreprise : un client pourra utiliser ce même compte utilisateur pour prendre rendez-vous avec toutes les entreprises inscrites sur NianiaRez. En d'autres termes, si le coiffeur d'en face utilise lui aussi NianiaRez pour la prise de rendez-vous, votre client pourra aussi prendre rendez-vous chez lui avec le même compte utilisateur ! Dès lors, on peut imaginer la simplicité pour vos clients si toutes les entreprises d'un quartier utilisent NianiaRez… 
Pour autant, sachez que de votre côté vous aurez "uniquement" accès à la liste des clients qui ont déjà pris rendez-vous avec vous.

Sécurité du site

NianiaRez est hébergé sur un serveur français, basé en France, donc soumis aux lois françaises et européennes, notamment le RGPD.

Les serveurs sont sous surveillance automatisée 24h/24 et 7j/7. En cas de problème sur un serveur, des techniciens prennent immédiatement en charge le cas.

La Technologie SSL (Secure Socket Layer) est utilisée pour sécuriser la transmission de données sur Internet : elle chiffre et protège les données transmises à l'aide du protocole HTTPS. Le SSL garantit aux visiteurs d'un site Internet que leurs données ne seront pas interceptées de manière frauduleuse.

Les données recueillies par NianiaRez sont sauvegardées à intervalles réguliers (dont 2 sauvegardes quotidiennes) sur 3 serveurs isolés. Ces sauvegardes n'ont pas vocation à récupérer une information que vous auriez supprimée par erreur, mais à réparer le site en cas de problème.

Vous n'avez pas de logiciel à installer, pas d'hébergeur à trouver : il vous suffit de créer un compte sur NianiaRez et d'utiliser ses services en ligne.

Le réseau utilisé par NianiaRez utilise un anti-DDoS, le site utilise des outils de sécurité permettant d'être protégé de diverses attaques de pirates du web.

Tous les forfaits de NianiaRez comprennent la maintenance, l'hébergement, les sauvegardes, les mises à jour et les évolutions des services de rendez-vous.